請求書・見積書の自動生成システム

背景・課題

毎月の請求書作成はエクセルでの手作業でした。顧客情報の転記、金額の計算、PDF化、メール送信を1件ずつ行うため、月末は半日以上が請求業務に消えていました。

手作業によるミスも発生しやすく、金額の誤りや送付先の間違いが度々問題になっていました。

ソリューション

顧客情報と案件データから自動で書類を生成するシステムを構築しました。

• データ連携 — Google スプレッドシートの顧客・案件データを自動取得
• テンプレート生成 — 会社フォーマットに沿った請求書・見積書を自動作成
• PDF出力 — プロフェッショナルなPDFを自動生成
• メール自動送信 — Gmail APIで各顧客に自動送付

導入効果

項目	導入前	導入後
請求書作成時間	半日（月末）	ワンクリック（数分）
転記ミス	月2〜3件	0件
送付漏れ	時々発生	自動で全件送付

使用技術

• Python — 書類生成・処理の自動化
• Google Sheets API — 顧客・案件データの取得
• Gmail API — 請求書の自動メール送付
• ReportLab — PDF生成エンジン